Notre R.O.I.

Les statuts prévalent sur le présent règlement.
En cas de non-respect du présent règlement, des règles de sécurité ou des lois en vigueur, les organisateurs se réservent le droit d’exclure temporairement ou définitivement le contrevenant sans aucune indemnité ni remboursement.

Généralités

Les organisateurs se réservent le droit de refuser toute inscription et ce, sans devoir se justifier.

Tous les participants sont civilement responsables de leurs actes et les dommages matériels et/ou corporels qu’ils pourraient causer à autrui relèvent de leur responsabilité civile. (Les organisateurs déclinent toute responsabilité en cas d’accident dans lequel, ils ne seraient en rien impliqués)

Les participants sont tenus de respecter les lois en vigueur dans le pays où se déroulent les activités.

Les participants s’engagent à respecter les limites d’autrui ainsi que les règles de bienséance et de courtoisie.

Il est interdit d’utiliser du matériel non homologué lors des activités. Les responsables de l’homologation demeurent seuls juges quant à l’acceptation ou le refus du matériel présenté. Si durant l’activité et après l’homologation, les participants se rendent compte qu’une dégradation du matériel est survenue, le rendant inutilisable ou dangereux, il est de leur responsabilité de ne plus l’utiliser et de prévenir les organisateurs.

Les participants s’engagent à respecter les sites, locaux et autres bâtiments mis à leur disposition lors de l’activité.

La consommation de boissons, autres que celles fournies par l’A.S.B.L., est interdite. Nous nous engageons à offrir de l’eau gratuitement et en quantité suffisante.

Il est interdit d’introduire des boissons alcoolisées sur le site de l’activité.

Inscription, paiement, annulation et remboursement

Pour qu’une inscription devienne effective, il faut obligatoirement avoir versé le montant de celle-ci sur le compte de l’asbl avant la date d’échéance et avoir renvoyé la fiche d’inscription complétée en ce compris la fiche médicale et signée . Nous nous verrons dans l’obligation de refuser toute inscription ne tenant pas compte des obligations clairement indiquées par l’asbl et ce, sans remboursement des frais de participation versés, le cas échéant. L’asbl se décharge de toutes responsabilités en cas d’incidents dus à la non-communication de la fiche médicale.

L’ajournement des activités ne constitue pas une annulation. Les inscriptions restent valables jusqu’à date du report.

Le montant de l’inscription ne peut être récupérée que sous certaines conditions : Les demandes de remboursement doivent se faire par écrit et décrire de façon explicite les raisons du désistement.

Dans la semaine qui précède le jeu, aucune inscription ne sera remboursée, quel qu’en soit le motif.

Le matériel loué ou prêté, cassé ou abîmé, est à charge de l’emprunteur. Les organisateurs se réservent le droit de lui réclamer une somme équivalente à la valeur du matériel détérioré.

Mineurs d’âge

Nos activités sont réservées aux personnes de plus de 16 ans sauf en cas de présence d’un parent ou tuteur légal et moyennant l’accord des organisateurs.

Les personnes mineures d’âge (moins de 18 ans) doivent être en possession d’une autorisation parentale complétée et signée par un parent ou un tuteur légal, obligatoire pour la prise en compte de l’inscription.

Etre membre adhérant

Pour être membre adhérant, il faut (sauf dérogation écrite motivée et approuvée par le conseil d’administration)
- Etre en ordre de cotisation
- Participer au moins à un évènement

Un membre adhérant peut émettre un avis consultatif lors des réunions et des assemblées.

Un membre peut-être joueur, non-joueur, intendant, organisateur ou sympathisant.

Etre membre effectif

Pour être membre effectif, il faut (sauf dérogation écrite motivée et approuvée par le conseil d’administration) :
- Etre en ordre de cotisation
- Participer au moins à un évènement
- Participer à un opus par an

Un membre effectif est élu lors de l’assemblée générale.

Un membre effectif bénéficie du droit de vote lors des réunions et des assemblées.

Un membre peut-être joueur, non-joueur, intendant, organisateur.

Etre administrateur

Pour être organisateur, il faut (sauf dérogation écrite motivée et approuvée par le conseil d’administration) : br - Etre en ordre de cotisation
- Avoir été membre effectif durant une année entière
- Participer au moins à un évènement
- Participer à un opus par an

Un administrateur est élu par l’assemblée générale.

Un administrateur bénéficie du droit de vote lors des réunions et des assemblées.

Un administrateur peut présenter sa candidature aux postes de président, secrétaire ou trésorier. La candidature est débattue en assemblée générale et un vote à lieu.

Un administrateur peut-être joueur, non-joueur, intendant, organisateur.

Etre organisateur

Pour être organisateur, il faut (sauf dérogation écrite motivée et approuvée par le conseil d’administration) :
- Etre au moins membre adhérant
- Participer au minimum aux réunions de préparation mensuelles
- Participer aux coulisses au fonctionnement de l’association suivant le tableau suivant
- Participer au moins à deux animations externes
- Participer à chaque opus

Un organisateur ne peut-être joueur.

Définitions

Evènement : un opus, une animation pour l’extérieur.

Animation : activité externe à l’asbl au cours de laquelle nous prestons un service en vue de promouvoir l’asbl, de réunir des fonds pour permettre le bon fonctionnement de l’asbl, de réaliser les buts pédagogiques de l’asbl en aidant à la création d’évènements liés au jeu de rôle grandeur nature.

Opus : un jeu de rôle grandeur nature créé et organisé par l’asbl.

Joueur : une personne qui participe au jeu de rôle grandeur nature et ne fait pas partie des autres catégories (non-joueur, organisateur, intendant).

Non-joueur : une personne qui anime et arbitre un opus et qui interprète les rôles nécessaires au bon déroulement du jeu à la demande des organisateurs.

Organisateur : une personne qui participe à la création de l’univers du jeu de rôle grandeur nature et à sa mise en place.

Intendant : une personne qui permet le bon fonctionnement et la mise en place d’un opus (cuisine, effet-spéciaux, infirmerie, site web).

Coulisses de l’asbl : montage et démontage, rédaction des scénarios, création/adaptation des règles du jeu, création/recherche de costumes, décors et armes de jeu, entretien du matériel, journée d’inventaire et de tri et tout autre activités utiles au bon fonctionnement des activités proposées par l’asbl.

Montage et démontage des sites : généralement la veille, il s’agit de charger le matériel du garage dans le camion, puis de se rendre sur site pour mettre en place les éléments utiles au bon déroulement du jeu : décor, local PNJ, cuisine, table orga, infirmerie et courses ; également les jours suivants, il s’agit de ranger, nettoyer, charger le camion et le décharger dans le garage et et de s’occuper du matériel qui devrait être lavé ou séché puis remis en place.